POLITYKA PRYWATNOŚCI

Wersja z dnia 07.05.2026

1. Wprowadzenie

Robomatica Sp. z o.o. (dalej: „Robomatica” lub „my”) traktuje ochronę danych osobowych jako jeden z fundamentów współpracy z klientami, kontrahentami i osobami odwiedzającymi naszą stronę internetową. Niniejszy dokument wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i chronimy dane osobowe oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Niniejsza Polityka prywatności stanowi realizację obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), w zakresie danych pozyskiwanych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, oraz danych pozyskiwanych z innych źródeł, w szczególności w relacjach B2B.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Robomatica Sp. z o.o.
ul. Żelazna 51/53, 00-841 Warszawa, Polska
KRS: 0001231417, prowadzony przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
NIP: 5273211773, REGON: 544348414
Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych: info@robomatica.eu

3. Inspektor Ochrony Danych

Robomatica nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki obowiązkowego powołania IOD określone w art. 37 RODO. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt na adres e-mail wskazany w pkt 2.

4. Definicje

RODO – Rozporządzenie (UE) 2016/679;
Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO;
Użytkownik – osoba fizyczna odwiedzająca stronę internetową Robomatica lub korzystająca z formularza kontaktowego;
Strona – serwis internetowy prowadzony przez Robomatica;
Przetwarzanie – każda operacja na danych osobowych, w tym zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, udostępnianie i usuwanie.

5. Zakres przetwarzanych danych

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do realizacji konkretnego celu. W praktyce mogą to być:

dane podane przez Użytkownika w formularzu kontaktowym, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko, branża, treść zapytania;
dane korespondencyjne przekazane w trakcie wymiany e-maili, rozmów telefonicznych, spotkań, targów branżowych lub kontaktu przez kanały biznesowe;
dane techniczne związane z korzystaniem ze Strony, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, typ przeglądarki, system operacyjny, przybliżona lokalizacja, daty i godziny wizyt, informacje o aktywności na Stronie – w zakresie wynikającym z ustawień plików cookies i narzędzi analitycznych;
dane dotyczące relacji B2B, w szczególności dane osób kontaktowych po stronie klientów, potencjalnych klientów, partnerów, dystrybutorów, dostawców i kontrahentów.

6. Źródła danych

Dane osobowe możemy pozyskiwać bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, np. przez formularz kontaktowy, wiadomość e-mail, rozmowę telefoniczną, spotkanie lub przekazanie wizytówki.

W relacjach B2B dane mogą być również pozyskiwane z innych źródeł, takich jak publicznie dostępne strony internetowe firm, rejestry przedsiębiorców, serwisy branżowe, LinkedIn, rekomendacje partnerów biznesowych, listy uczestników wydarzeń lub targów, a także od pracodawcy lub współpracownika osoby kontaktowej. W takich przypadkach przetwarzamy zwykle dane służbowe: imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu oraz informacje dotyczące relacji biznesowej.

7. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

obsługa zapytania złożonego przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub inny kanał komunikacji – jeżeli zapytanie zmierza do zawarcia umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w pozostałych przypadkach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi;
prowadzenie relacji biznesowych z klientami, potencjalnymi klientami, partnerami i kontrahentami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes polegający na rozwijaniu działalności i utrzymywaniu kontaktów B2B;
marketing bezpośredni własnych produktów i usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora; w przypadku kierowania informacji handlowych lub marketingu bezpośredniego za pomocą poczty elektronicznej, telefonu lub podobnych środków komunikacji – wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej;
wysyłka newslettera lub komunikacji marketingowej wymagającej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana na podstawie art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej;
prowadzenie statystyk, analiza działania Strony i poprawa jej funkcjonowania – w zakresie cookies analitycznych na podstawie zgody Użytkownika, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz zgodnie z właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej dotyczącymi przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji przechowywanej w urządzeniu końcowym Użytkownika;
prowadzenie działań reklamowych i remarketingowych, jeżeli takie narzędzia są aktywne na Stronie – na podstawie zgody Użytkownika, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz zgodnie z właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej;
realizacja obowiązków prawnych ciążących na Robomatica – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności obowiązków podatkowo-rachunkowych;
ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora.

8. Wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji

Do obsługi zapytań kierowanych do Robomatica oraz wewnętrznych procesów analitycznych możemy wykorzystywać narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (AI). Dotyczy to w szczególności wstępnej analizy treści zapytań, klasyfikacji wiadomości, przygotowywania wstępnych odpowiedzi oraz tworzenia notatek i podsumowań na potrzeby wewnętrzne.

Przy korzystaniu z narzędzi AI Robomatica stosuje następujące zasady: dane osobowe nie są wykorzystywane do trenowania publicznie dostępnych modeli AI dostawców zewnętrznych; korzystamy wyłącznie z konfiguracji narzędzi AI, które na poziomie umownym wykluczają wykorzystanie danych do treningu modeli; każda istotna decyzja w relacji z klientem podejmowana jest przez człowieka, a narzędzia AI mają charakter wyłącznie pomocniczy.

Robomatica nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

9. Okres przechowywania danych

dane przekazane w formularzu kontaktowym lub korespondencji – przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie przez maksymalnie 24 miesiące w celach archiwalnych, w celu zachowania historii kontaktu oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
dane przetwarzane w związku z zawartą umową – przez czas obowiązywania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przez 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy;
dane związane z roszczeniami – do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń;
dane techniczne, analityczne i cookies – przez okres wskazany w Polityce cookies lub w ustawieniach danego narzędzia.

10. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów:

dostawca usług hostingowych – Hostinger International Ltd., na potrzeby utrzymania Strony;
dostawca poczty elektronicznej i oprogramowania biurowego – Google Workspace / Google Ireland Limited;
dostawca usługi pomiaru ruchu – Google Analytics 4 / Google Ireland Limited;
dostawca narzędzia antyspamowego do ochrony formularzy – Google reCAPTCHA, jeżeli narzędzie jest aktywne;
dostawcy narzędzi reklamowych i remarketingowych B2B – Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) oraz LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company), jeżeli narzędzia są aktywne i Użytkownik wyraził wymaganą zgodę;
dostawcy narzędzi opartych na sztucznej inteligencji wykorzystywanych do obsługi korespondencji i procesów wewnętrznych – w konfiguracji wykluczającej wykorzystanie danych do trenowania modeli;
podmioty świadczące Robomatica usługi księgowe, prawne, podatkowe, doradcze, informatyczne i administracyjne;
organy publiczne – w przypadku, gdy ich uprawnienie do żądania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych zgodnych z art. 28 RODO.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre narzędzia, z których korzystamy lub możemy korzystać, są dostarczane przez podmioty należące do międzynarodowych grup kapitałowych, w szczególności przez dostawców z USA. Oznacza to, że w określonych przypadkach dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, odbywa się on wyłącznie wtedy, gdy istnieje do tego właściwa podstawa prawna, w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (np. EU-U.S. Data Privacy Framework), standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską albo inny mechanizm przewidziany w RODO.

Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do nas o dodatkowe informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń transferu, kontaktując się na adres info@robomatica.eu.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
prawo do sprostowania danych;
prawo do usunięcia danych;
prawo do ograniczenia przetwarzania;
prawo do przenoszenia danych;
prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Z praw można skorzystać kontaktując się z nami pod adresem info@robomatica.eu. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, chyba że RODO dopuszcza przedłużenie tego terminu.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonej funkcji Strony, np. obsługi zapytania złożonego przez formularz kontaktowy, przygotowania oferty lub umówienia spotkania. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości realizacji danego celu.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją. Obejmują one w szczególności stosowanie szyfrowania transmisji danych protokołem TLS, kontrolę dostępu do systemów, zasadę minimalnych uprawnień, regularne kopie zapasowe oraz organizacyjne procedury ograniczające dostęp do danych.

15. Pliki cookies

Szczegółowe zasady wykorzystywania plików cookies oraz innych podobnych technologii znajdują się w odrębnym dokumencie – Polityce cookies.

16. Microsoft Clarity

Korzystamy z Microsoft Clarity, usługi analityki internetowej dostarczanej przez firmę Microsoft, aby lepiej zrozumieć sposób korzystania z naszej strony internetowej przez użytkowników. Microsoft Clarity gromadzi dane dotyczące zachowań użytkowników, takie jak odsłony stron, kliknięcia, przewijanie, nagrania sesji, informacje o urządzeniu oraz anonimowe wzorce użytkowania, co pomaga nam ulepszać funkcjonalność strony i doświadczenie użytkownika.

Microsoft Clarity może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie do zbierania tych informacji. Zbierane dane nie służą do celowej identyfikacji użytkowników.

Więcej informacji o sposobie przetwarzania danych przez Microsoft można znaleźć pod adresem: https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement

17. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów prawa, technologii, narzędzi wykorzystywanych na Stronie lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie internetowej.

18. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt: info@robomatica.eu, Robomatica Sp. z o.o., ul. Żelazna 51/53, 00-841 Warszawa.